Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute per legge a stabilire e pubblicare sul proprio sito istituzionale, il termine per la conclusione di ogni singolo procedimento amministrativo. Ogni procedimento deve infatti essere concluso entro un termine ben preciso, indicato all'interno di ogni guida al procedimento pubblicata sullo sportello telematico. Se il termine per la conclusione di un procedimento è trascorso senza esiti il cittadino può chiedere l’intervento del soggetto incaricato di esercitare il potere sostitutivo. Questi è un funzionario, nominato dall'organo di governo dell’Amministrazione, che deve concludere il procedimento, attraverso le strutture competenti o con la nomina di un commissario, entro un termine pari alla metà di quello originariamente previsto.
Ricorrere al titolare del potere sostitutivo è un diritto di tutti i cittadini. Chiunque ha un procedimento amministrativo in corso e riscontra un ritardo nei tempi di conclusione da parte dell'ufficio, può chiedere l'esercizio del potere sostitutivo.
Nel caso in cui non sia stato individuato un funzionario specifico, il potere sostitutivo si considera attribuito al dirigente generale o, in mancanza, al dirigente preposto all'ufficio o al funzionario di più elevato livello presente nell'Amministrazione.
Per ciascun procedimento l'Amministrazione deve pubblicare l'indicazione del soggetto a cui è attribuito il potere sostitutivo, come previsto dal Decreto legislativo 14/03/2013, n. 33, art. 35.